"일반 경비"에 경우는 "현금주의"에 입각해서 회계처리 일자를 적용하시면 됩니다. 예를들어 사장님이 4월5일자로 유류대 100,000원,4월10일자로 접대비 100,000원,4월15일자로 식대 100,000원을 지출하고 해당 영수증을 4월22일에 제출하여 경리부에서 해당비용을 지급했다면 "회계기표일"은 4월22일이 되는것이지요,즉 다시말하면 "일반경비"는 현금으로 지출된 일자를 기준으로 전표 작성를 하시면 됩니다.그래야 "현금시재"가 일치 할수가 있습니다.

물론 임.직원에 대한 경비를 해당 영수증 수취시 일일히 "미지급비용"으로 처리했다가 해당 경비 지급시 "미지급비용"을 상계시키는 분개를 해도 되나 이경우 전표작성시 소요되는 시간이 다소 걸리기 때문에 실무적으로는 영수증을 모아놨다가 결제일에 해당비용지급시 전표작성을해서 비용으로 회계처리하는 것이 실무적이라고 볼수있습니다.

또한 임.직원이 업무상 사용하는 식대,교통비,통신비,소모품비등을 직원들이 개인돈으로 먼저 사용하고 나중에 회사가 결재를 득한후 사용경비를 지급한다면 다음과 같이 처리하시면 됩니다.

예를들어 영업부한대리가 9월13일 외근업무를 수행하면서 교통비 20,000원,소모품 구입대 10,000원,거래처 직원식사 대접비 30,000원을 사용하고 영수증을 경리부서에 제출했을때 "원칙적인" 전표를 처리하신다면 분개처리는 다음과 같습니다.

차) 여비교통비 20,000원 / 대) 미지급비용 60,000원
소모 품비 10,000원
접 대 비 30,000원

이런식으로 처리하고 해당직원에게 경비지급시 미지급비용을 상계처리를 하면됩니다.

하지만 실무적으로는 대부분에 회사에서는 식대나 교통비등은 직원 개인돈으로 미리 지급한후 "일주일단위"나 "한달단위"로 회사에 사용경비를 지급하도록 내부적인 관리방침을 정하고 있는실정입니다. 그러므로 직원들이 영수증을 제출할때마다 일일히 미지급비용으로 잡아놨다가 돈을 지급시 미지급금을 떨기보다는 다음과 같이 실무적으로 처리하시면 별 무리가 없을것 같습니다.

또한가지 예를들어보면 영업부 한대리가 9월13일 교통비로 7,000원,식대로 13,000원,거래처 방문시 음료수대 10,000원을 사용하고 9월14일 경리과에 해당 영수증을 제출하였다 이에대한 비용은 9월28일에 지급하도록 규정되어 있다고 가정하면 회계처리는 다음과 같습니다.

차) 여비교통비 7,000원 / 현 금 30,000원
복리후생비 13,000원
접 대 비 10,000원

이런식으로 전표작성은 바로 현금처리를 한것처럼 작성해 놓고 9월28일에 실제로 금고에서 돈을 인출해서 해당직원하게 경비를 지급했을때 전표 "회계기표일"즉 날짜를 9월 28일로 기재하시면 됩니다. 그러므로 전표처리일자 즉 회계처리일자는 일반경비인 경우에는 "현금"인 나간기준으로 전표처리일자를 작성합니다.예를들어 영수증 날짜가 틀리다해도 경비가 지불된 시점으로 전표작성을 해야하는 것이지요.

또한 경리실무자들이 전표작성을 하는 이유는 물론 올바른 회계처리를 하기위한것도 있지만 "자금의 내부통제"목적이나 경영진이 합리적인 자금지출을 할수있도록 자금이 지출된 "객관적인 입증"을 제공하는것이 더 중요할수 있습니다.그러므로 전표작성시 동일한 계정과목에 해당하는 비용이 발생시 "계정과목별"로 "거래처별"로,"지출부서별"로,"지출직원별"로 통합하여 금액을 합산하여 전표작성을 해도 무방합니다.

또한 동일한 계정과목에 해당하는 비용이 발생시 "금액"이 상대적으로 크고 중요한것은 별도로 작성기표 처리하시고 금액이 적소 사소한것은 통합하여 처리할수도 있다는 것입니다.

예를들어 11월1일 직원식대로 50,000원,유류대로 50,000원 11월2일 소모품비로 30,000원,택시비로 10,000원,11월3일 퀵서비스비용으로 10,000원,프린터토너비로 100,000원,유류대 30,000원,직원식대 40,000원을 11월4일자로 전표처리를 하신다면 분개처리는 다음과 같습니다.

차) 복리후생비 50,000원 / 대) 현 금 320,000원--->원칙적인 전표작성 비용1건에 전표1건
차량유지비 50,000원
소모 품비 30,000원
여비교통비 10,000원
운 반 비 10,000원
소모 품비 100,000원
차량유지비 30,000원
복리후생비 40,000원

차) 차량유지비 80,000원 / 대) 현 금 320,000원---->계정과목별로 합산하여 전표처리
소모 품비 130,000원
여비교통비 10,000원
복리후생비 90,000원
운 반 비 10,000원

차) 여비교통비 10,000원 / 대) 현 금 320,000원--->금액별로 사용자별로 전표처리
복리후생비 50,000원
복리후생비 40,000원
운 반 비 10,000원
소모 품비 100,000원
소모 품비 30,000원
차량유지비 50,000원(영업부 한대리)
차량유지비 40,000원(관리부 김과장)

으로 전표작성이 이루어집니다.앞선 답변 내용처럼 전표작성시 동일한 계정과목에 해당하는 비용이 발생시 "계정과목별"로 "거래처별"로,"지출부서별"로,"지출직원별"로 통합하여 금액을 합산하여 전표작성을 하거나 동일한 계정과목에 해당하는 비용이 발생시 "금액"이 상대적으로 크고 중요한것은 별도로 작성기표 처리하시고 금액이 적소 사소한것은 통합하여 처리할수도 있다는 것입니다.

이는 법인이 종업원의 재해 및 사망을 보험금 지급사유로 하고 종업원을 피보험자, 수익자로 하여 만기환급금을 법인에서 수령하는 단체상해보험에 가입한 경우 저축부분에 대한 보험료상당액은 당해 법인의 "자산"(장기성예금)으로 계상하고, 나머지 부분은 비용으로 처리하는 것이며, 이 경우 보장부분에 상당하는 보험료중 만기에 납입보험료를 환급받지 아니하는 단체정기재해보험의 보험료로서 연 70만원이하의 금액은 소득세법시행령 제38조제1항제12호의 규정에 따라 당해 근로자에 대한 근로소득으로 보지 아니하는 것입니다.

즉,다시말하면 종업원의 사망,상해 또는 질병의 보험금의 지급사유로 하고 종업원을 피보험자와 수익자로 하는 보험으로서 만기에 납입보험료를 환급하지 아니하는 보험(단체순수보장성보험)과 만기에 납입보험료를 초과하지 아니하는 범위안에서(보장성부분 제외) 환급하는 보험의 보험료(단체환급부보장성보험) 중 연 70만원 이하의 금액은 근로소득에서 제외하는 것이나, 동 금액을 초과하는 금액은 과세대상 근로소득에 포함되는 것입니다.연 70만원이하의 비과세기준은 "근로자 개인별"로 적용하는것이라는 점 유념하시길 바랍니다.

반대로 수익자가 "기업주(법인이나 개인)"인 경우 그 보험료가 만기에 환급되는 부분(즉 적립되는 보험료 부분)과 기타의 부분을 구분하여 만기에 환급되는 부분은 기업주(법인이나 개인)의 "자산"(장기성예금)으로 처리하셔야 합니다.

이와유사하여 "국세청 상담사례"가 있으니 한번 참조해보시길 바랍니다.

법인이 종업원을 피보험자로 하고 당해 법인이 보험계약자 및 보험수익자로 하는 경우로서 보험기간 만료 후에 만기 반환금을 지급하겠다는 뜻의 약정이 있는 손해보험에 대한 보험료를 지급한 경우에는 그 지급한 보험료액 가운데 적립보험료에 상당하는 부분의 금액은 자산으로 하고 기타부분의 금액은 이를 기간의 경과에 따라 손금에 산입하는 것이고,보험사고의 발생에 의하여 보험회사로부터 법인이 수령한 금액은 익금에 산입하고 그 금액을 종업원에게 지급한 경우에는 지급받는 종업원의 급여로 처리하며,근로의 제공으로 인한 부상 또는 질병과 관련하여 근로자가 지급받는 배상.보상 또는 위자의 성질이 있는 급여인 경우에는 소득세법 제12조 제4호 다목의 비과세소득에 해당합니다.

그러나 문의하신 임.직원의 운전자보험및 상해보험가입 에대하여 "회사사규"나 "임.직원 보험금 지급규정"등 "회사내부규정"에 정하여있지않고 단순히 실질적인 보험료의 납입자는 당해 법인이면서 그 수익자를 당해 임.직원 한사람으로 한 경우 만기에 납입보험료를 환급받는 경우라면 이를 당해 임.직원에 대한 근로소득(급여에합산)으로 보아야 할 것입니다.

종업원 상해보험과 관련한 관련예규는 다음과 같으니 한번 참조해 보시길 바랍니다.

법인이 종업원의 업무상 재해 및 사망을 보험금 지급사유로 하고 당해 법인을 수익자로 하여 만기시에 일정액을 환급받는 보험에 가입하고 보험료를 불입하는 경우 만기환급금에 상당하는 보험료 상당액은 자산으로 계상하고 기타의 부분은 손비로 처리하는 것이며 법인이 보험사고의 발생으로 받는 보험금 및 재해 종업원의 치료비로 충당한 금액은 각각 당해 사업연도의 익금 또는 손금으로 각각 계상하는 것임.(법인46012-406, 2001.02.21)