엉뚱한 질문일지 모르겠으나, 증빙을 인쇄한 형태로 철하여 보관하지않고 파일 형태로 보관하여도 문제가 되는건지 알고싶습니다. 왜 굳이 문서고에 서류를 보관해야 하는건가요?

-> 답변입니다.

법에 보관의무(5년)를 두고 있기 때문입니다. 다만, 전자결재를 통해서, 전표와 스캔된 증빙이 같이 움직이면, 원본을 보자고 하지는 않고 또 그렇게 보관들을 많이 합니다만, 그렇다 하더라도 세무조사관이 원본증빙을 보자고 하면 보여 줄 수 있어야 합니다.

그래서, 보통 전자결재를 통해 증빙이 스캔되어 전표와 같이 움직인다 하더라도, 그 증빙은 일별로 모아서 증빙에 전표번호를 기재해 일괄로 보관을 합니다. (보통 하루치 증빙에 전표번호별로 잘 묵어 그냥 서류봉투에 보관)

결국, 보관하셔야 합니다. 그런데, 조사받을때 보면 그냥 인정해주는 경우가 대부분입니다.

여기서, 좀 다른 형태인 신용카드 전표 등 아예 전자적인 형태로 발행되는 형태의 것들은 보관하실 필요가 없습니다. 즉,

1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우
2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우

이렇습니다. 결론지으면, 일반증빙은 스캔해도 실물을 어떤 형태로든 보관해야 하고, 신용카드전표(체크카드 사용분 포함) 등을 보관안해도 됩니다. 단, 2번과 같으면요...